ここ何年かペーパーレスという言葉をよく耳にします
紙で印刷するよりも、データで保存した方が保管する場所も取らないし探すのも楽ですよね
最近はコロナの影響で在宅勤務という働き方も増えてきて
ペーパーレス化の流れは加速していくと言われています。
ただ、便利なのは分かっていますがペーパーレスにするのも面倒です
ついつい楽なので紙で印刷・保存をされている方も多いのではないでしょうか
ＲＰＡを使えば、書類をＰＤＦで印刷し・複数のＰＤＦをまとめるという作業を行うことが可能です
どのようになるかＲＰＡを作成してみました
まずは資料をＰＤＦで印刷します
最初にＲＰＡに覚えてもらう仕事は、「ＰＤＦで印刷をする」という作業です
印刷でプリンターを選ぶ際に、ＰＤＦで出力するよう指示を出します
パソコンでＰＤＦ出力が出来ない場合は、無料でソフトをダウンロードする事も可能です
https://www.cube-soft.jp/cubepdf/ 例えばこのようなソフトが有名です
印刷する際は特定のフォルダに保存しておくと、最後にまとめるのが楽になります
下の動画では「ＰＤＦ印刷」というフォルダを作成し、そこにＰＤＦを印刷します
今回は「試算表」と「打ち合わせの報告書」を印刷して保存しています
次に複数のＰＤＦを1つにまとめます
先ほど作成した「ＰＤＦ印刷」というフォルダに
「試算表」と「打ち合わせの報告書」という２つのＰＤＦファイルが作成されました
ファイルが複数あると保存した際にごちゃごちゃしてしまうので
最後に一つのＰＤＦファイルにまとめて保存をしようと思います
ＰＤＦをまとめるという指示をＲＰＡに覚えされることが可能です
今回は「ＰＤＦまとめ」というフォルダにまとめたＰＤＦを保存してみます
どのようなＲＰＡが出来たか動画で確認
ＲＰＡを使うと印刷から自動で作業を行うことが可能です
これで少しペーパーレスに対しての抵抗が減るかもしれないですね
他にもＲＰＡを使ってペーパーレスをもっと便利に
今回はＰＤＦで印刷し、複数のＰＤＦをまとめるＲＰＡを作成してみました
他にも
・作成したＰＤＦファイルを、特定のフォルダに自動的に保存したい
・ＰＤＦのファイル名に日付を自動で追加して、探す際に楽にファイルを見つけたい
という事もＲＰＡで自動化する事が可能です
ただし、その際はフォルダの名前や保存の仕方のルールを作る必要があります
「とりあえずＰＤＦで印刷して、どこか探しやすい場所に保存しといて！頼んだＰＲＡ！」
という指示は残念ながらＰＲＡに覚えさせることが出来ません。
少し面倒ですが最初にルールを作り、あとは
「この資料を印刷して、あのフォルダに日付をつけて保存しといて！頼んだＲＰＡ！」
という事は可能です
そのようなＲＰＡも後日作成してみようかと思います
ＲＰＡの作り方など気になることありましたらご連絡ください！
ＲＰＡが便利なのは分かるけど、作るの大変なんじゃない？
会計ソフト以外にもＲＰＡを使って仕事を簡単にすることはできる？？
という疑問ありましたらお気軽にご連絡いただけたらと思います
【ＲＰＡ導入サポートのチラシ】は こちら
【お問い合わせ先】は こちら です
どうぞよろしくお願いいたします